De telefoon gaat.
Er wordt opgenomen.
Een AI-telefoniste neemt op wanneer u dat niet kunt: buiten werktijd, tijdens een klus, of als u al in gesprek bent. Hij kent uw diensten, uw agenda en uw grenzen.
Wat doet een AI-telefoniste precies?
Een AI-telefoniste is een digitale medewerker die uw inkomende telefoongesprekken aanneemt wanneer u zelf niet opneemt. Hij beantwoordt veelgestelde vragen over uw diensten, prijzen, openingstijden en beschikbaarheid, plant afspraken in uw eigen agenda op tijden die u vrijgeeft, verbindt door of maakt een terugbelverzoek zodra het onderwerp buiten zijn grenzen valt, en legt elk gesprek vast in uw CRM. Bij Capital BB kost de inrichting vanaf €750 exclusief btw, plus verbruik voor telefonieminuten en AI-gebruik.
Voor wie dit wel en niet is.
Dit past bij u als…
- Uw telefoon gaat regelmatig over terwijl u niet kunt opnemen
- Veel bellers stellen dezelfde vragen: kan ik terecht, wat kost het, tot hoe laat bent u open
- U werkt met afspraken en heeft een agenda die gekoppeld kan worden
- U wilt buiten werktijd bereikbaar zijn zonder zelf op te nemen
Dit past niet als…
- Elk gesprek is uniek en vraagt vakinhoudelijke afweging
- U krijgt nauwelijks telefoon; dan is een goede website- en WhatsApp-route zinniger
- U verwacht dat hij álles overneemt; een AI-telefoniste hoort begrensd te zijn
Wat hij wel doet
Alles wat u hem meegeeft, en niets daarbuiten. Die grens leggen we vooraf samen vast; dat is de belangrijkste stap in de inrichting.
- Opnemen met uw eigen begroeting en een stem die u kiest
- Vragen beantwoorden over diensten, prijzen, openingstijden en beschikbaarheid
- Afspraken inplannen, verzetten en bevestigen in uw eigen agenda
- Een aanvraag kwalificeren voordat hij bij u terechtkomt
- Doorverbinden, direct of als terugbelverzoek met de context erbij
- Elk gesprek samenvatten en vastleggen op de klantkaart in het CRM
Wat hij bewust niet doet
Een AI die alles probeert, gaat op enig moment gokken. Daarom is hij begrensd.
- Korting geven of over prijzen onderhandelen
- Uitzonderingen toezeggen die u zelf zou willen beoordelen
- Klachten afhandelen
- Doen alsof hij een mens is; dat vertellen we gewoon als iemand ernaar vraagt
- Antwoord geven op iets wat hij niet zeker weet, in plaats van het door te zetten
Hoe het doorschakelen werkt
Uw nummer blijft uw nummer. U bepaalt zelf wanneer de AI-telefoniste aan zet is.
- Alleen als u niet binnen een aantal keer overgaan opneemt
- Alleen buiten uw openingstijden
- Alleen als u al in gesprek bent
- Altijd, als u de telefoon volledig wilt laten aannemen
- U kunt op elk moment zelf opnemen; er verandert niets aan uw toestel
Wat er gebeurt na het gesprek
Een gesprek dat nergens landt, is alsnog een gemiste klant. Daarom hangt de telefoniste aan de rest van het systeem.
- De afspraak staat direct in uw agenda, de klant heeft een bevestiging
- Er is een klantkaart met naam, contactgegevens en een gespreksverslag
- Een terugbelverzoek krijgt een prioriteit mee, zodat u weet wat eerst moet
- Vervolgacties, zoals een herinnering of een offerte, kunnen automatisch lopen
De routes naast elkaar.
| Alternatief | Wat dat in de praktijk betekent |
|---|---|
| Voicemail | Kost niets en levert bijna niets op: de meeste bellers hangen op zonder in te spreken. |
| Een antwoordservice | Er neemt een mens op, maar die kent uw vak niet, kan niet in uw agenda plannen en geeft meestal alleen een terugbelnotitie door. |
| Een collega die ertussendoor opneemt | Werkt, tot het druk wordt. Dan wordt er niet opgenomen of wordt de klant afgeraffeld. |
| Een AI-telefoniste | Neemt altijd op, kent uw diensten en tarieven, plant in uw eigen agenda, draagt over wanneer het moet en legt alles vast in het CRM. |
Wat het kost.
Inrichting vanaf €750 eenmalig, exclusief btw: uitvragen, instructies, stem, koppelingen en het bijstellen in de eerste periode. Daarbovenop komt verbruik voor telefonieminuten en AI-gebruik, dat apart wordt doorbelast in plaats van in een vast bedrag verwerkt. Hoeveel dat is, hangt af van het aantal gesprekken en hun lengte. Gekoppeld aan een CRM-abonnement vanaf €159 per maand wordt de telefoniste onderdeel van uw systeem in plaats van een losse tool.
Zo werkt het bij Capital BB.
Wij bouwen eerst een werkend voorstel; daarna beslist u. Bevalt het niet, dan kost het u niets. De volledige bouw start pas na uw akkoord, tegen de afgesproken prijs. Lees de volledige werkwijze.
Verder lezen: alles over AI-medewerkers en AI-telefonie, het CRM waarin de gesprekken landen of alle prijzen naast elkaar.
Veelgestelde vragen.
Wat kost een AI-telefoniste?
De inrichting begint bij €750 eenmalig exclusief btw. Daarnaast betaalt u verbruik voor telefonieminuten en AI-gebruik; dat wordt apart doorbelast, zodat u ziet waar het geld heen gaat.
Kan ik mijn eigen telefoonnummer houden?
Ja. Uw bestaande nummer wordt doorgeschakeld, en u bepaalt wanneer: alleen als u niet opneemt, alleen buiten werktijd, alleen bij in gesprek, of altijd.
Merkt de beller dat hij met een AI praat?
Dat verzwijgen wij niet. Als iemand ernaar vraagt, zegt de telefoniste dat hij een digitale assistent is. Doen alsof er een mens zit, levert op termijn alleen boze klanten op.
Wat gebeurt er als hij een vraag niet begrijpt?
Dan gaat hij niet gokken. Hij zegt dat hij het laat uitzoeken en zet het door als terugbelverzoek of doorverbinding, met de context van het gesprek erbij.
Kan hij afspraken in mijn agenda zetten?
Ja, rechtstreeks, en alleen op tijden die u vrijgeeft, met de duur die bij de dienst hoort. De klant krijgt een bevestiging.
Hoe zit het met persoonsgegevens?
Er wordt alleen vastgelegd wat nodig is om de vraag af te handelen: naam, contactgegevens, de afspraak en een gespreksverslag. Dat komt in uw eigen CRM, en u blijft eigenaar van die gegevens. Wat wordt bewaard en hoe lang, leggen we vast voordat de telefoniste in gebruik gaat.
Werkt dit ook voor WhatsApp en e-mail?
Ja, maar niet als eerste. We beginnen bij telefonie, omdat daar de meeste gesprekken verloren gaan. Zodra dat staat, kunnen WhatsApp, chat en e-mail erbij.
Test het op uw eigen telefoon.
Noem één gesprek dat u deze week miste. Wij werken uit wat een AI-telefoniste daarin had gezegd, welke vraag hij had gesteld en wat er in uw agenda was komen te staan.
Liever direct? Stuur een WhatsApp of bel 06 14664161