Begin bij één proces.
Niet bij een plan.
Bedrijven die alles tegelijk willen automatiseren, komen zelden verder dan de inventarisatie. Hier staat hoe u het eerste proces kiest en wat het oplevert.
Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren?
Automatiseren loont bij werk dat vaak terugkomt en volgens vaste regels verloopt: bevestigingen en herinneringen versturen, facturen en betaalherinneringen, reviewverzoeken na afronding, aanvragen van de website doorzetten naar het CRM, urenregistratie, werkbonnen, planning en interne meldingen. Werk waarbij elke keer een eigen afweging nodig is, hoort bij een mens te blijven. Bij Capital BB begint een losse koppeling bij €295 eenmalig; een bedrijfssysteem dat een heel proces digitaliseert begint bij €219 per maand plus €695 inrichting, exclusief btw.
Voor wie dit wel en niet is.
Dit past bij u als…
- Dezelfde gegevens worden in twee of drie systemen overgetypt
- Er gaan wekelijks berichten uit die iemand met de hand verstuurt
- Planning of werkbonnen leven in Excel en WhatsApp tegelijk
- U merkt dat handwerk niet meeschaalt met de groei
Dit past niet als…
- Het werk komt een paar keer per jaar voor; dan verdient de bouw zich nooit terug
- Het proces verandert nog elke maand; eerst vastzetten, dan automatiseren
- Elke situatie vraagt een eigen beoordeling; dat is geen proces maar vakwerk
Hoe u het eerste proces kiest
Drie vragen, en het antwoord staat er meestal binnen tien minuten. Niet het meest ingewikkelde proces, maar het meest vermoeiende.
- Hoe vaak komt het voor? Dagelijks of wekelijks werk verdient zich terug; maandelijks werk zelden.
- Hoeveel tijd kost het per keer? Vermenigvuldig dat met de frequentie; dat is uw budget.
- Wat kost het als het misgaat? Een vergeten bevestiging kost een klant, een vergeten factuur kost rente.
- Verloopt het volgens vaste regels? Zo niet, dan automatiseert u uw eigen onduidelijkheid.
Wat er concreet geautomatiseerd wordt
Dit is geen tooloverzicht maar wat er in de praktijk het vaakst uit het handwerk gaat.
- Aanvragen van de website die rechtstreeks als lead in het CRM landen
- Bevestigingen en herinneringen voor afspraken, per e-mail, sms of WhatsApp
- Facturen en betaalherinneringen die volgen uit een afgeronde opdracht
- Reviewverzoeken op het moment dat het werk klaar is
- Werkbonnen en uren die in één handeling worden vastgelegd
- Gegevens die van het CRM naar de boekhouding gaan, zonder overtypen
- Interne meldingen als iets te lang blijft liggen
Waarom automatiseringen mislukken
Bijna nooit door de techniek. Vrijwel altijd door één van deze vier.
- De uitzonderingen zijn vergeten. Op papier klopte het proces; in de praktijk wijkt één op de vijf gevallen af.
- Er is geen terugvalroute. Valt een koppeling uit, dan verdwijnt het werk in stilte in plaats van dat iemand een melding krijgt.
- Te veel tegelijk. Vijf processen naast elkaar, en niemand weet meer welke stap waar hoort.
- Niemand is eigenaar. Als een pakket verandert en er is geen beheerder, ligt het stil tot iemand het toevallig merkt.
Hoe Capital BB het aanpakt
Één proces tegelijk, en het handwerk gaat er pas uit als het bewezen hetzelfde doet.
- Het proces uittekenen zoals het echt gaat, inclusief de uitzonderingen
- De automatisering eerst naast het handwerk laten draaien
- Pas overzetten als het klopt, met een terugvalroute als er iets uitvalt
- Foutmeldingen naar u, niet naar uw klant
- Daarna het volgende proces, in plaats van een half jaar wachten op een groot project
De routes naast elkaar.
| Route | Wat dat in de praktijk betekent |
|---|---|
| Handmatig blijven doen | Geen investering, maar de kosten groeien mee met uw omzet en de fouten ook. |
| Zelf koppelen met een automatiseringstool | Werkt voor eenvoudige stappen. U bent zelf de beheerder; valt er iets stil, dan ligt het bij u. |
| Een standaardpakket dat 'het allemaal kan' | Dekt tachtig procent en dwingt u de rest handmatig te blijven doen, meestal precies waar u zich onderscheidt. |
| Automatisering door Capital BB | Ingericht op uw eigen proces inclusief uitzonderingen, met beheer, foutmeldingen en een terugvalroute. Vanaf €295 per koppeling. |
Wat het kost.
Losse automatisering wordt per koppeling geprijsd: eenvoudige koppeling vanaf €295, standaard API-koppeling vanaf €650, complexe koppeling vanaf €1.250. Datamigratie vanaf €295, een extra dashboard vanaf €395, extra ontwikkeling op uurbasis vanaf €65 na voorafgaand akkoord. Een bedrijfssysteem dat een heel proces digitaliseert kost vanaf €219 per maand plus €695 inrichting; meerdere verbonden processen vanaf €379 plus €1.195, een compleet intern platform vanaf €699 plus €2.250. Alles exclusief btw.
Zo werkt het bij Capital BB.
Wij bouwen eerst een werkend voorstel; daarna beslist u. Bevalt het niet, dan kost het u niets. De volledige bouw start pas na uw akkoord, tegen de afgesproken prijs. Lees de volledige werkwijze.
Verder lezen: alles over automatisering en bedrijfssystemen, bekijk CRM voor verkoopopvolging, bekijk een Business OS in de praktijk of alle prijzen naast elkaar.
Veelgestelde vragen.
Welke processen kan ik het beste als eerste automatiseren?
Het werk dat het vaakst terugkomt of het meest misgaat. Bevestigingen en herinneringen, het doorzetten van websiteaanvragen naar het CRM en facturatie na afronding zijn in de praktijk de drie die zich het snelst terugverdienen.
Wat kost het automatiseren van een bedrijfsproces?
Een losse koppeling begint bij €295 eenmalig, een standaard API-koppeling bij €650 en een complexe koppeling bij €1.250, exclusief btw. Een heel proces digitaliseren als bedrijfssysteem begint bij €219 per maand plus €695 inrichting.
Moet ik mijn huidige software vervangen?
Nee. Wat goed werkt, blijft. Een boekhoudpakket dat prima draait koppelen we liever dan dat we het vervangen.
Wat als een koppeling uitvalt?
Dan hoort u dat, niet uw klant. Er zit een foutmelding en een terugvalroute op: het werk blijft klaarstaan tot de koppeling weer loopt, in plaats van stilletjes te verdwijnen.
Hoeveel tijd bespaar ik hiermee?
Dat rekenen we vooraf door op uw eigen aantallen: hoe vaak komt het werk terug en hoe lang duurt het nu. Wij zetten geen percentage op een pagina dat wij niet kunnen aantonen, en als de rekensom niet uitkomt zeggen we dat voordat u iets uitgeeft.
Kan dit ook zonder dat wij een CRM hebben?
Ja. Losse koppelingen tussen bestaande systemen kunnen op zichzelf staan. Wel geldt: hoe meer losse systemen, hoe meer koppelwerk, en op enig moment is één omgeving goedkoper.
Welk proces kiest u als eerste?
Noem het werk dat het vaakst terugkomt of het meest misgaat. Wij rekenen op uw eigen aantallen door wat het nu kost, en zeggen het als het zich niet terugverdient.
Liever direct? Stuur een WhatsApp of bel 06 14664161